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Protección de documentos e información en una empresa

La renta de copiadoras y de impresoras es un servicio muy solicitado para solucionar los requerimientos de procesamiento de impresión y fotocopiado en entornos empresariales. El arrendamiento de equipos es una excelente opción para pequeñas y medianas empresas, gracias a que no implica los inconvenientes que se presentan con la compra, como es la inversión de sumas de dinero de las que en muchas ocasiones no se disponen, o bien, la obsolescencia de los equipos. Sin embargo, por el número de personas que hacen uso de las impresoras y fotocopiadoras en estos entornos es necesario implementar algunas medidas de seguridad en esta ocasión les presentaremos algunas recomendación para la protección de los documentos y datos.

Para comenzar, es conveniente que se destine un espacio para los equipos de renta de copiadoras e impresoras. Ubicar los equipos en zonas estratégicas puede ser una buena opción para evitar que personas no autorizadas tengan acceso a ciertos documentos, evitando así que tengan vista a datos confidenciales. Esto también mejora el control sobre el uso de las impresiones y se puede complementar con una función avanzada que algunos equipos integran, como el uso de contraseñas.

Las contraseñas no sólo regulan el uso de los equipos para que únicamente los usuarios autorizados puedan enviar trabajos de impresión a los equipos, también reducen los riesgos de acceso a información confidencial si la configuración permite que sólo cuando el usuario que envió la impresión se encuentra a lado del equipo para que se genere el documento al momento de introducir la contraseña.

Darle seguimiento al uso de los equipos de copiado e impresión también es altamente recomendable, y esto puede dejarse en manos del encargado del control de protección de datos y privacidad. Finalmente es una buena opción informar a todos los empleados acerca de las prácticas de uso seguro de datos, siempre siguiendo lo dictado en la legislación vigente.

En futuras publicaciones en el blog de Coloris les presentaremos más información relevante para darles el mejor uso a los equipos que ustedes encontrarán bajo la modalidad de arrendamiento. Si quieren conocer más acerca de nuestros servicios de renta de impresoras económicas, contáctenos, con gusto los atenderemos.

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